文書組業務
一、文書處理辦法之擬定與修正，文書辦理期限之規定：
為提高公文品質與行政效率擬訂本校文書處理之原則。
（一）所稱文書，係指處理公務與公務機關之全部文書。凡機關與機關或與人民往來之公文文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書而與公務有關者，均屬之。
（二）一般規定：
1.本校文書收文作業，應按照同一程序集中於文書組收文。
2.公文之機密性、時間性、依業務性質及實際需要自行區分。
3.文書處理，應以隨到隨辦、隨辦隨送，不拖延、不積壓、不損毀、不遺失。
4.收發文採用按年月日順序方式登記。
5.文書處理過程中之有關人員，分層負責並於文件適當位置蓋職名章或簽名代之。
6.本校文書處理流程分人工及電腦作業程序。
7.公文承辦人製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由承辦人員負其責任。
8.新公文製作 :
（1）.依據行政八十九年二月三日台八十九秘字第０三三七八號函頒之「公文電子交換推廣計畫」新公文製作。
（2）.依據九十年十二月十四日台（九０）教中總字第九０五二０七三一號函辦理 。
（3）.本校於九十一年元月七日起正式實施新公文製作
（三）分層負責：
1.本校公文處理實施分層負責，劃分為四層。校長為第一層、各處室主任為第二層、各處室組長為第三層、各組幹事、記為第四層。
2.下列性質之公務，由校長決定：
（1）關於學校方針、計畫、目標及有關政策事項。
（2）關於對重要措施及工作之指示及督促事項
（3）關於組織、編製、員額、職位歸級及全盤人力調配運用。
（4）關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其他重要人事管理。
（5）其他重要事項。
3.下列事項之公文，審酌其重要程度，分別授權各處室主任及組長負責決定處理。
（1）依據法規、解釋、案例應一定之處理者。
（2）依據上級機關指示或既定原則個案之處理者。
（3）法規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定及裁量者。
（4）與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者。
（5）例行承轉案件之公文轉行者。
（6）對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢者。
（7）依據檔案證明事實者。
（8）一般資料之蒐集供給，或普通書刊表冊等附件為內容者。
（9）非屬本校主管事項，或程序不合、手續不全之來文，退還或通知補正者。
（10）其他授權決定處理者。
4.下列事項授權幹事及書記負責處理：
（1）依據法令辦理之各項事務性工作。
（2）各種證明文件（屬事實證明，無判斷或決定採納與否之考慮）之核（填）發。
（3）手續之補正及有關案件之查催。
（4）有關各種報表之填（列）報。
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二、公文之收發、登記、編號、摘要分文等事宜：
本校設一總收發；文書組長一人，及各處室收發編製內幹事或書記一人充任之。
就公文之處理如下：
（一）.收文：
1.由承辦人員帶回之公文 。
2.收受電子交換公文或傳真公文。
3.經由門房收受之公文
交由文書組長依
（1）.公文之時間性、重要性，以按年順序登記方式，依本校組織與職掌，認定其承辦單位，分別在原文右上角加註承辦處室、組別，依序迅確分辦。
（2）.來文如內容涉及二個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位，於承辦人員收辦後再行會辦或協調分辦。
（3）.凡經分辦之文件，承辦人員認為不屬主管範圍者，應簽註意見、或於工作時間四小時內退回文書組改分。 分文發生困難或爭議時，陳校長核示辦理。
（4）.如收到密件公文，由文書組長登記送承辦人員辦理。
（二）.發文：
1.經校長核判之文稿，移送文書組繕校、用印。
2.郵遞文件及郵寄文件類別之審核、封發。
3.電子公文之發送 。
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三、檔案管理：
（一）本校檔案管理人員以由文書組長兼任之。
（二）本校檔案將朝電腦化管理方向逐步實施。
（三）本校檔案之檔號參考檔案分類、類號編配方式自訂簡易公文檔案分類基準表。
（四）檔案文件之整理裝訂與保管。
（五）依保存期限，失效文件之銷毀。
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四、校務會議、行政會議等會議之通知、紀錄及保存：
（一）校務會議：
1.依 據：依照本校行事曆所定之日期，召開會議及會議方式，公佈學校行政措施及教學成效，繼而分析、檢討， 尋求解決之道。
2.次 數：每學期至少召開兩次為時兩小時之全校性校務會議（期初、期末校務會議）。
3.參加對象：校長為總召集人、各處室主任、各科科主任、個組組長等行政人員、各班導師、全校專任教職員工均得參加。
（二）行政會議：
1.依 據：透過各處室會議、各科教學研討會所提出之建議事項，經教師會議提出之提案，於行政會議討論主管會議意決作為全校行政、教學具體目標。
2.次 數：每學期每週四上午第四節課（上午十一時十分至中午十二時）定期召開會議
3. 參加對象：校長為總召集人、各處室主任、各科科主任、各組組長等行政人員共同參與。
4. 會議資料：各處室提出相關資料共同溝通、協調、議決後彙整記錄陳校長核示後於教師會議時公布實施。
（三）教師會議：
1.依 據：透過各科教學研討會所提出之建議事項，經行政會議討論、主管會議意決作為全校行政、教學具體目標。
2.次 數：每學期初開始定期召開約四十分鐘之教師會議（每週二上午七時卅分至八時十分）。
3.參加對象：校長為總召集人、各處室主任、各科科主任、各組組長等行政人員、各班導師、全校專任教師均得參加 。
（四）處室會議
1.依 據：依照左列事項之一者，由主任決定召開會議：
（1）校長、主任交辦事項。
（2）透過各項會議所提出之建議事項及工作分配、活動之協辦事項。
（3）為工作推動及目標之達成。
（4）因特殊緊急需要，必須迅速處理者。
2.次 數：不定期召開處室會議。
3.參加對象：總務主任為總召集人、各組組長、書記、技工、司機、工友依會議性質，參加會議。
4.各項會議資料：係由各處室提供書面工作報告、工作分配或口頭報告經彙整做成記錄，陳送校長核示後，記錄送印分送與會人員公布實施，修定時亦同。（書面報告送印分送與會人員參考）。
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五、印信之典守：
（一）.本校請製發印信，依印信條例暨印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法規定辦理。
（二）.本校印信、章戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章由文書組長負責保管典守，如有遺失應由文書組長負責。
（三）.本校任何文件、證明表件、工程合約書、學籍表、成績單、收據、公告、獎懲、畢業證書……等需驗印時，須經申請處室主管審核，校長核示後，始得以驗印。文件未經校長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。
（四）.驗印工作由文書組長監印，處理時謹慎，並應顧及安全性、保密性等職業道德。
（五）.文書組長對印信之保管，保管期間應負最大之責，印信之交接均依規定辦理。並由主管辦理監交手續，並將註明交、接人姓名，年、月、日，及監交人姓名，清楚列冊交代，以示負責。
（六）.未辦文稿之文件，如需蓋用印信，應先由申請人填寫「蓋用印信申請登記本」，陳奉核定後，始予蓋用印信。
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六、公文稽催：
（一）.公文查催事項如下：
（1）公文處理期限事項。
（2）逾期公文之查摧及分析。
（3）重要交辦案件及列管案件。
（二）公文查催程序及處理方法
（1）對重要及有時效性之文件應隨時查詢並提示承辦單位，加速辦理。
（2）陳核文件中應注意各處理階段所用之時間，如有積壓情事，立即通知處室主任並查明原因，檢討作業缺失，提請改進。
（3）請各處室主任確實督促屬員之公文依其速別於期間內辦出，以有效預留其他過程的處理時間；若承辦人員差假，應指業務代理人並督促其確實負起代理責任。
（4）管制登記本校公文之處理流程及結果。
（5）定期作查催，對承辦人員逾期案件依情況辦理展期者或應立即催辦。
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七、其他文書之管理：
（一）校長指定或交辦事項之辦理。
（二）全校行事曆彙編
（三）新聞資料剪輯、彙整及保存。
（四）工報訂閱、傳閱、保管。
（五）記載每週重要行事及大事記。
（六）公文總檢查報表之統計及處理情形之調製。
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